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ECM-Blueprinting: Management von Content in Geschäftsprozessen

Projektart und Laufzeit

FFF-Förderprojekt, Januar 2008 bis Mai 2012 (abgeschlossen)

Koordinator

Hilti Lehrstuhl für Business Process Management

Forschungsschwerpunkt

Geschäftsprozessmanagement

Forschungsgebiet/e

Geschäftsprozessmanagement
Enterprise Content Management

Beschreibung

Organisationen sehen sich heute einer rasant steigenden Informationsflut ausgesetzt. Die effiziente, rechtskonforme und sichere Bewirtschaftung digitaler Informationen, sog. "Content", in den Geschäftsprozessen ist zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor für alle Branchen geworden. Enterprise Content Management (ECM) ist ein noch junges Forschungsfeld der Wirtschaftsinformatik, das sich dieser Herausforderung annimmt.
Das Forschungsprojekt ECM-Blueprinting am Institut für Wirtschaftsinformatik (IWI) adressiert eine höchst aktuelle Fragestellung aus der Unternehmenspraxis: Die stetig zunehmende Anzahl an (elektronischen) Dokumenten in Unternehmen erfordert die Unterstützung des betrieblichen Content Managements durch die IT. Dabei geht es einerseits um die Effizienz der Bewirtschaftung (z. B. Suchzeiten). Andererseits kommt dem Aspekt der rechtskonformen Archivierung eine wachsende Bedeutung zu (z. B. Aufbewahrungsfristen). Das Projekt liefert ein Vorgehensmodell zur prozessorientierten Einführung von ECM-Systemen, das spezifische Content-Typen und ECM-Systemfunktionalitäten berücksichtigt. Ferner wird ein Modul zur Wirtschaftlichkeitsanalyse für die Einführung von ECM-Referenzprozessen, sog. "ECM-Blueprints", entwickelt. Damit wird der steigende Bedarf nach einem Vorgehensmodell zur Einführung von ECM-Systemen aufgegriffen.
Im Projekt wird ein gestaltungsorientierter Ansatz verfolgt: Den Ausgangspunkt bildet eine Content-Analyse zur Klassifikation verschiedener Content-Typen, für die spezifische ECM-Blueprints entwickelt werden. Sie beschreiben, welche Funktionen eines ECM-Systems auf welche Art zu nutzen sind, um die organisatorischen Anforderungen zu erfüllen. Auf dieser Grundlage zeigt das Vorgehensmodell auf, wie die Ist-Prozesse eines Unternehmens unter Nutzung der Blueprints zu adaptieren sind.
Das Vorgehensmodell wird schließlich für die Einführung eines ECM-Systems bei der Hilti AG genutzt und praktisch evaluiert.

Wirkungen in Wissenschaft, Wirtschaft und Gesellschaft

Ein wertaddierender Einsatz von ECM-Systemen verspricht signifikante Effizienz- und Effektivitätssteigerungen. Auf dem Softwaremarkt wird eine Vielzahl technischer Lösungen zum Management von Content angeboten, die unter dem Sammelbegriff Content Management System (CMS) zusammengefasst werden. Trotz der Systemvielfalt schlägt die wirtschaftliche Nutzung der Systeme jedoch häufig fehl. Die in dem Projekt entwickelte Methode zeigt auf, wie diese Potenziale zu erschließen sind. Sie wird neben der Hilti AG auch weiteren Unternehmen der Region zur Verfügung gestellt. Der Großteil dieser Unternehmen ist aufgrund der regionalen Besonderheiten international (bis global) ausgerichtet und sieht erhebliche Probleme in der Bewältigung des täglich anfallenden Contents. Dabei geht es nicht nur um Möglichkeiten der Effizienzsteigerung. Auch die Gefahr rechtlicher Konsequenzen spielt eine große Rolle. Das Projekt ECM-Blueprinting schafft hier die Transparenz, die von vielen Unternehmen dringend benötigt wird.
Das Projekt liefert also eine Methode, nach der Unternehmen ihre individuelle Situation im Hinblick auf das Management von Content besser beurteilen können. Sie ermöglicht z. B. zielgerichtete Analysen der in einer spezifischen Situation relevanten Gesetzgebungen, ebenso wie die Berücksichtigung wirtschaftlicher Aspekte der Prozessgestaltung. Ziel ist also eine integrierte, rechtssichere und effiziente Bewirtschaftung des unternehmensweiten Contents - über sämtliche Phasen des Lebenszyklus hinweg.

Liechtensteinbezug

Die in dem Projekt entwickelte Methode zeigt auf, wie die Potenziale von ECM praktisch zu erschliessen sind. Sie wird neben der Hilti AG auch weiteren Unternehmen der Region zur Verfügung gestellt. Der Grossteil dieser Unternehmen ist aufgrund der regionalen Besonderheiten international (bis global) ausgerichtet und sieht erhebliche Probleme in der Bewältigung des täglich anfallenden Contents.

Schlagworte

Informations-Design, Informationssysteme, Informationswissenschaft

Förderer

  • Forschungsförderungsfonds der Universität Liechtenstein

Partner

Publikationen

  • vom Brocke, J., Simons, A., & Cleven, A. (2011). Towards a Business Process-Oriented Approach to Enterprise Content Management: The ECM-Blueprinting Framework. Information Systems and e-Business Management, 9(4), 475-496. (ABDC: B; ISI: 1.551; VHB: C)

    details
  • vom Brocke, J., Simons, A., Sonnenberg, C., Agostini, P., & Zardini, A. (2009). Value Assessment of Enterprise Content Management Systems: A Process-oriented Approach. In A. D'Atri & D. Saccà (Eds.), Information Systems: People, Organizations, Institutions, and Technologies (pp. 131-138). Berlin / Heidelberg: Springer.

    details
  • vom Brocke, J., Derungs, R., Herbst, A., Novotny, S., & Simons, A. (2011). The drivers behind enterprise content management: a process-oriented perspective. Paper presented at the 19th European Conference on Information Systems (ECIS 2011), Helsinki, Finland. (VHB: B)

    details
  • vom Brocke, J., Seidel, S., & Simons, A. (2010). Bridging the Gap between Enterprise Content Management and Creativity: A Research Framework. Paper presented at the 43rd Hawaii International Conference on System Sciences (HICSS 2010), Koloa, Kauai, HI. (VHB: C)

    details
  • Richter, D., Riemer, K., & vom Brocke, J. (2010). Social Transactions on Social Network Sites: Can Transaction Cost Theory contribute to a better understanding of Internet Social Networking?. Paper presented at the 23rd Bled eConference, Bled, Slovenia.

    details
  • vom Brocke, J., Simons, A., & Cleven, A. (2008). ECM Systems Analysis and Specification: Towards a Framework for Business Process Re-Engineering. Paper presented at the 10th International Conference on Enterprise Information Systems (ICEIS 2008), Barcelona, Spain, pp. 345-350.

    details
  • vom Brocke, J., Simons, A., & Cleven, A. (2008). A Business Process Perspective on Enterprise Content Management: Towards a Framework for Organisational Change. Paper presented at the 16th European Conference on Information Systems (ECIS 2008), Galway, Ireland. (VHB: B)

    details
  • vom Brocke, J., & Simons, A. (2008). Towards a Process Model for Digital Content Analysis: The Case of Hilti. Paper presented at the 21st Bled eConference 2008. eMergence: Merging and Emerging Technologies Processes, and Institutions, Bled, Slovenia, pp. 578-587.

    details
  • vom Brocke, J., Becker, J., Simons, A., & Fleischer, S. (2008). Towards the Specification of Digital Content: The Enterprise Content Modeling Language (ECML). Paper presented at the 14th Americas Conference on Information Systems (AMCIS 2008), Toronto, Canada, paper 403. (VHB: D)

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  • vom Brocke, J., Becker, J., Simons, A., & Fleischer, S. (2008). Conceptual Modeling of Enterprise Content. Paper presented at the 7th International Conference on Perspectives in Business Informatics Research (BIR 2008), Gdansk, Poland, pp. 216-228.

    details
  • vom Brocke, J., Simons, A., & Schenk, B. (2008). Transforming Design Science Research into Practical Application: Experiences from Two ECM Teaching Cases. Paper presented at the 19th Australasian Conference on Information Systems (ACIS 2008), Christchurch, New Zealand, pp. 1049-1058.

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  • vom Brocke, J., & Simons, A. (2008). Enterprise Content Management (ECM): Komponenten, Nutzenpotenziale und Forschungsperspektiven. WISU - Das Wirtschaftsstudium, 37(12), 1642-1646.

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